Handelsvermittler und Vertriebspartner in technischen Branchen

Unter Handelsvermittlern in technischen Branchen, die in den meisten Fällen Handelsvertreter sind, ist die Vielfalt der Betriebsbezeichnungen für ihre Handelsvertretungen besonders groß. Besonders gängig sind die Bezeichnungen Industrievertretung, Werksvertretung und technische Handelsvertretung. Häufig wird das mit einem Hinweis auf das Sortiment ergänzt, z. B. zu Werksvertretung für Maschinen und Industrieausrüstung oder Industrievertretung für Elektrotechnik. Viele Handelsvertreter in technischen Branchen treten aber auch als Vertriebsingenieure auf oder bezeichnen ihre Handelsvertretung als Ingenieurbüro oder Vertriebsingenieurbüro. Diese Bezeichnungen sind ein Indiz dafür, dass neben dem Vertrieb technischer Produkte auch technische Planung und/oder Konstruktionsleistungen angeboten werden. Von Industrievertretungen wird oft auch technischer Support, z. B. bei Inbetriebnahme von Maschinen oder Anlagen, Wartungsdienste und technischer Kundendienst angeboten. Zu den Industrievertretungen zählen auch die Handelsvertretungen und Vertriebspartner der Zulieferindustrie und die Handelsvertretungen und Vertriebspartner für Halbzeuge, Rohteile und Fertigteile. Relativ gering ist die Anzahl von Handelsvertretungen, die Landmaschinen, Kommunaltechnik oder Nutzfahrzeugaufbauten vertreiben.

Industrievertretungen und Vertriebspartner als Dienstleister 

Mit dem Vertrieb für ihre vertretenen Unternehmen erbringen Industrievertretungen und Vertriebspartner sowohl eine Reihe von Dienstleistungen, die untrennbar mit dem Verkauf verbunden sind, als auch solche Dienstleistungen, die weit über die Vertriebstätigkeit hinausgehen können. Nachfolgend wird versucht, einen Gesamtüberblick über die Dienstleistungen, die technische Handelsvertreter und Vertriebspartner erbringen (können), zu geben. Das heißt nicht, dass jeder Handelsvertreter alle diese Dienstleistungen erbringen muss. Denn Art und Umfang der nachgefragten Dienstleistungen hängen von den Bedürfnissen der Lieferanten und Abnehmer der Handelsvertretungen ab.

Dienstleistungen zur Markterschließung

Zu diesen zählen die ständige persönliche Werbung bei potentiellen Interessenten, die Erklärung der Produkte sowie vertrauensbildende Maßnahmen. Aber auch schriftliche Werbung bei Kunden und Interessenten, zusätzliche Werbung durch eine eigene Homepage und Printmedien und Firmenpräsentationen bei potentiellen Kunden unter Ausschöpfung aller zur Verfügung stehenden Hilfsmittel des vertretenen Unternehmens, wie Präsentationen, Prospekte, Muster etc.

Zusätzlich unterstützen technische Handelsvertreter und Vertriebspartner auch die Messeauftritte ihrer vertretenen Unternehmen in Deutschland, vor allem jener aus dem Ausland. Von der Organisation der Messebeteiligung, über die Buchung von Hotelzimmern bis zum Catering. Vor allem obliegt dem technischen Vertrieb aber auch die Kundenbetreuung am Messestand. Dieser sogenannte Standdienst wird von den deutschen Handelsvertretern eines ausstellenden Unternehmens üblicherweise abwechselnd erbracht.

Marktbeobachtung und Berichterstattung

Zu den allgemein üblichen Dienstleitungen und Jobs des technischen Außendiensts gehört auch die Beobachtung von Markt-bzw. Nachfragetrends und den Aktivitäten des Wettbewerbs am Markt, auf Messen und bei bestimmten Kunden mit anschließender Berichterstattung. Diese umfasst alle berichtenswerten Vorgänge im Markt und beim Kunden. Dazu gehören auch Situationsberichte über neue Projekte und zukünftige Planungen, Berichte über Markt-, Branchen- und Unternehmens-Entwicklungen, Wettbewerbshinweise und Qualitätsabfragen und möglicherweise sogar eine Qualitätsstatistik.

Kundenbetreuung und Verfolgung der Lieferantenziele durch Industrievertretungen

Dieses ist die zentrale Aufgabe aller Industrievertretungen und technischen Vertriebspartner. Dazu gehört Beziehungsmanagement sowohl zur Verkaufsleitung der eigenen vertretenen Unternehmen, also der Lieferanten, als auch zu den maßgeblichen Entscheidern der Abnehmer. Besuche bei Kunden und Interessenten sind durch nichts zu ersetzen und zentrale Aufgabe des Handelsvertreters. Sie dienen vor allem zur Angebotspräsentation aber auch zur Aufnahme und Analyse von Kundenwünschen und Kundenproblemen, zur technischen Vorbesprechung und zur Beratung bei neuen Projekten.

Telefonkontakte in allen relevanten Bereichen ergänzen die Kommunikation. In die Kommunikation werden alle relevanten Bereiche einbezogen: Einkauf, Entwicklung, Produktion, Qualitätsmanagement, Logistik.

Die Abfrage und Förderung der Kundenzufriedenheit gehört ebenfalls zu den Aufgaben des technischen Handelsvertreters. Dazu kommt die Nachbearbeitung von Messebeteiligungen mit Besuchen bei potentiellen Kunden, Telefonkontakte und in manchen Fällen sogar die Beschaffung von Leasingangeboten, die Bonitätsprüfung potentieller Abnehmer und die Zahlungsverfolgung.

In technischen Branchen sind die Förderung und Organisation von Besuchen leitender Mitarbeiter der Lieferanten bei den Abnehmern und leitender Mitarbeiter der Abnehmer bei den Lieferanten nicht unüblich. Der technische Außendienst, für den beide Seiten gleichermaßen seine Kunden sind, protokolliert häufig derartige Besprechungen.

Projektbetreuung durch Industrievertretungen

Diese Aufgaben bzw. Dienstleistungen der Industrievertretungen sind ebenfalls sehr technikspezifisch. Dazu gehören die Aufarbeitung von Anfrage-Unterlagen, technische Vorab-Klärungen, die Anfrage-Verfolgung beim Lieferanten, die Termin-Verfolgung bis zur Angebotsabgabe und die Angebots-Verfolgung beim Kunden.

Eher zum Dienstleitungsportfolio größerer Industrievertretungen oder Werksvertretungen ist Projektmanagement unter Zuhilfenahme der Abteilungen der vertretenen Unternehmen, wie beispielsweise Simultane Entwicklung, Kick-off-Gespräch mit Lieferanten und Kunden, Konstruktionsbesprechungen und Simultane Entwicklung zusammen mit dem Lieferanten, die Moderation von Koordinierungsgesprächen und das Hinzuziehen von Kooperationspartnern oder externen Beratern.

Kundendienst

Der (technische) Kundendienst ist besonders typisch für technische Handelsvertreter oder Vertriebspartner. Beim Vertrieb von Investitionsgütern zählen dazu Wartungsdienste, Reparaturservice oder die Abnahme von Maschinen zusammen mit dem Kunden. Beim Vertrieb von Zulieferprodukten gehört dazu die Übergabe und Klärung von Erstmustern und Grenzmustern.

Weitere Kundendienstleistungen können Dokumentations-Besprechungen mit Werktechnikern, unter Berücksichtigung von Bereichen wie Hydraulik, Arbeitssicherheit, NC-Programmen, Werkzeugen, Elektrik (im Investitionsbereich), die Einwirkung auf die Genehmigung von Zeichnungen, Erstmuster-Prüfberichte, die Moderation von Workshops oder Begleitung von Audits der Kunden beim Lieferanten sein.

Reklamationsbearbeitung

Vielfach sind Werksvertretungen auch in mehr oder weniger großem Umfang in die Reklamationsbearbeitung eingebunden, auch in anderen, als technischen Branchen. Die Werksvertretung ist die erste Kontaktstelle für den Kunden. Technische Handelsvertreter und Vertriebspartner der Zulieferindustrie übernehmen oft die Aufnahme und Analyse von Beanstandungen sowie Besorgung von Reklamationsmustern und ggf. die Einschaltung von Nacharbeitsfirmen. Handelsvertreter von Investitionsgütern erarbeiten Problemlösungen, evtl. unter Hinzuziehung von Kundendienstmonteuren und sind auch mit der Aufnahme von Schäden an Maschinen oder der Ermittlung von Feldausfällen nach VDA 6, Teil 1, Punkt 21.22 befasst.

Weitere Serviceleistungen im Investitionsgütervertrieb

Neben dem bisher genannten, ohnehin schon beträchtlichen Portfolio möglicher unterschiedlicher Dienstleistungen von Industrievertretungen und Vertriebspartnern, wurden von Handelsvertretern für Investitionsgüter noch folgende mögliche Serviceleistungen genannt:

• Vermittlung von Aufträgen für Kunden, um eine höhere Maschinenauslastung zu gewährleisten

• Schulung für begleitende Entscheidungsträger (speziell im Elektrobereich)

• Monteur-Anforderungen

• Ersatzteil-Besorgung

• Übernahme eines Ersatzteillagers, und oder Auslieferungslagers

• Bereitstellung von Monteuren

• Vermittlung von Altmaschinen an Neukunden

Moderne Industrievertretungen und technische Vertriebspartner haben sich damit von reinen Verkäufern zu Problemlösern und Anbietern verschiedenster Dienstleistungen für Abnehmer und Lieferanten entwickelt.

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